Cette formation vous permettra d’optimiser l’organisation de vos tâches grâce à une gestion efficace de votre temps et de vos priorités, tout en construisant des relations solides avec vos interlocuteurs et votre manager.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
- Gérer son temps et organiser ses tâches
- Mettre en place des méthodes améliorant son efficacité en dépassant ses freins
- Planifier ses tâches et activités en fonction des priorités liées à sa fonction
- Maîtriser l’impact qu’ont les interlocuteurs dans son organisation quotidienne
- Préserver son équilibre pour être plus productif en se préservant du stress
- Optimiser sa gestion du temps dans un cadre professionnel
Public concerné
Assistants et secrétaires.
Prérequis
Aucune connaissance particulière.
Détails
- 4 Sections
- 34 Lessons
- Durée de vie
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- Se positionner dans l\'organisation4
- Gérer son activité11
- 2.1Sa position face au temps : associée, dissociée.
- 2.2Son orientation par rapport au temps : passé, présent, futur.
- 2.3Les messages contraignants.
- 2.4Les lois et les principes de la gestion du temps.
- 2.5Fixer et lister les objectifs.
- 2.6Lister les activités.
- 2.7Déterminer le degré de priorité.
- 2.8Les facteurs associés à une bonne gestion de l’activité.
- 2.9Des solutions applicables à la perte de temps et d’énergie.
- 2.10Éviter les tensions contre-productives.
- 2.11Éviter les surcoûts.
- Connaître ses \"voleurs\" de temps8
- 3.1Quels sont ses « voleurs de temps » ?
- 3.2Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
- 3.3Le manque d’objectifs, de planification, de priorités.
- 3.4La volonté d’en faire trop, l’incapacité à dire « non ».
- 3.5Le manque d’organisation.
- 3.6Les réunions mal préparées.
- 3.7L’information incomplète ou en retard.
- 3.8L’absence de classement des informations.
- Définir efficacement ses priorités11
- 4.1Définir des objectifs.
- 4.2Mettre en place des objectifs SMART.
- 4.3Prendre du recul pour définir l’important.
- 4.4Élaborer la matrice des priorités de son poste.
- 4.5Définir et lister les priorités, l’urgent et l’important.
- 4.6Élaborer un plan de journée.
- 4.7Organiser les réunions et manifestations.
- 4.8Maîtriser l’organisation matérielle d’une réunion.
- 4.9Connaître les principes de gestion de l’agenda (papier et électronique).
- 4.10Gérer l’agenda de son manager.
- 4.11Concevoir un plan d’action personnalisé : définir un objectif de progrès.
