Ce cycle certifiant vous permettra de maîtriser toutes les compétences dans votre métier d’assistant(e), en positionnant votre rôle dans l’organisation. Vous verrez comment gagner du temps dans la rédaction et la gestion de vos messages et comptes rendus de réunion. Enfin, vous découvrirez les principales fonctions du pack Office 2010 de Microsoft pour améliorer votre productivité quotidienne.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
- Exploiter les principaux outils bureautiques
- Mettre en œuvre les méthodes et outils d’une bonne organisation
- Entretenir des relations constructives
- Améliorer la qualité des écrits
- Assurer un classement efficace et pertinent
Public concerné
Ce cycle s’adresse aux assistant(e)s et aux secrétaires.
Prérequis
Aucune connaissance particulière.
Composition du parcours
Ce parcours est composé des modules suivants :
Détails
- 5 Sections
- 39 Lessons
- Durée de vie
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- Le métier d\'assistant(e) et secrétaire6
- 1.1Positionner son rôle d’assistant(e) et secrétaire dans l’organisation.
- 1.2Etre une force de proposition et se faire reconnaître dans la culture de l’organisation.
- 1.3Démarche et outils de base de la gestion de son activité : lister les activités et déterminer le degré de priorité.
- 1.4Définir efficacement ses priorités selon l’urgent et l’important.
- 1.5Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions.
- 1.6Les principes de gestion de l’agenda (papier et électronique). Gérer l’agenda de son manager.
- Classer utile, rapide, efficace9
- 2.1Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
- 2.2Les engagements et les objectifs personnels de chacun.
- 2.3Rationaliser son espace de travail et réduire les sources de stress liées au temps et à l’organisation.
- 2.4Connaître les différents outils pour une vue globale : to-do list, carte conceptuelle.
- 2.5Organiser le classement sur ordinateur.
- 2.6Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers informatiques et utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.
- 2.7Mettre en place un classement compréhensible par tous.
- 2.8L’archivage : gestion des documents, procédure de sécurité, contrôle des accès aux fichiers.
- 2.9Découvrir la GED.
- Communiquer efficacement par mail10
- 3.1Définir son objectif de communication.
- 3.2Proposer un contenu synthétique.
- 3.3L’intention du message et la forme du message.
- 3.4Structurer ses messages et organiser ses idées en plan.
- 3.5Opter pour la bonne argumentation et hiérarchiser ses arguments.
- 3.6Adopter un style pertinent et créer des titres clairs et percutants.
- 3.7Privilégier les temps qui traduisent l’assertivité du rédacteur.
- 3.8Choisir un vocabulaire précis et adapté à la cible.
- 3.9Gérer sa messagerie : choisir judicieusement ses destinataires. Identifier le rôle de l’interlocuteur.
- 3.10Stocker efficacement ses mails. Créer des dossiers et sous-dossiers de classement.
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion9
- 4.1Qu’est-ce que la prise de notes ? Quels sont les rôles du compte rendu ?
- 4.2Prendre des notes efficacement. Identifier votre objectif : informer, expliquer… Comprendre l’intérêt de vos lecteurs.
- 4.3Pratiquer l’écoute active et sélective. Filtrer l’information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer.
- 4.4Cartes heuristiques en tant qu’outil principal pour la prise de note.
- 4.5Savoir abréger : constituer son système d’abréviations. Utiliser des symboles et liens logiques entre les informations.
- 4.6Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs.
- 4.7Organiser les paragraphes. Ecrire un brouillon.
- 4.8Présenter (objet, ordre du jour, présents, etc.) le compte rendu.
- 4.9Rédiger les titres et sous-titres. Rédiger avec des phrases courtes et claires, en s’adaptant aux lecteurs.
- Exploiter efficacement Word, Excel, PowerPoint, Outlook5
