Méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l’information. Elaboration de plans de classement et organisation des procédures d’archivage et de consultation (papier et électronique). Gestion des espaces de travail. Point législatif et procédures de sécurité.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
- Utiliser les méthodes, outils et techniques de classement des documents et de l’information
- Choisir une méthode de classement en fonction de l’information et de son usage
- Organiser et pérenniser son classement que ce soit en version papier ou informatique
- Mettre en place les procédures de classement et d’archivage
Public concerné
Toutes les personnes amenées à organiser le classement de ses propres dossiers et la gestion de la documentation. Assistant(e) ou service administratif.
Prérequis
Aucune connaissance particulière.
Détails
- 6 Sections
- 26 Lessons
- Durée de vie
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- Définir et comprendre les caractéristiques d\'un classement4
- Organiser et \"faire vivre\" son classement4
- Analyser l\'information et choisir une méthode de classement5
- 3.1Analyser l’information à traiter dans son service.
- 3.2Identifier les atouts et contraintes.
- 3.3Mettre en œuvre les quatre principes du classement.
- 3.4Connaître les différents outils pour une vue globale : To-do-list, carte conceptuelle.
- 3.5Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l’entreprise et des utilisateurs.
- Organiser le classement sur ordinateur3
- Faciliter l\'accès de tous à l\'information4
- Instaurer des procédures de classement et d\'archivage6
- 6.1Identifier l’emprunteur et l’utilité de la fiche.
- 6.2Déterminer une procédure de reclassement : qui, où, comment ?
- 6.3Définir les modalités de gestion des documents. Procédure de sécurité.
- 6.4Contrôler et définir les modalités d’accès aux fichiers.
- 6.5Connaître la durée légale de conservation des documents.
- 6.6Découvrir la GED.
