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Management et direction d'entreprise
Assistant(e) Secrétaire
Assistant(e) Secrétaire
Détails
5 Sections
39 Lessons
Durée de vie
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Le métier d\'assistant(e) et secrétaire
6
1.1
Positionner son rôle d’assistant(e) et secrétaire dans l’organisation.
1.2
Etre une force de proposition et se faire reconnaître dans la culture de l’organisation.
1.3
Démarche et outils de base de la gestion de son activité : lister les activités et déterminer le degré de priorité.
1.4
Définir efficacement ses priorités selon l’urgent et l’important.
1.5
Gérer les interruptions : téléphone, visites et situations imprévues, changement de priorité, distractions.
1.6
Les principes de gestion de l’agenda (papier et électronique). Gérer l’agenda de son manager.
Classer utile, rapide, efficace
9
2.1
Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations.
2.2
Les engagements et les objectifs personnels de chacun.
2.3
Rationaliser son espace de travail et réduire les sources de stress liées au temps et à l’organisation.
2.4
Connaître les différents outils pour une vue globale : to-do list, carte conceptuelle.
2.5
Organiser le classement sur ordinateur.
2.6
Etre rigoureux dans le choix des noms de fichiers informatiques et utiliser les astuces de rangement sur la messagerie.
2.7
Mettre en place un classement compréhensible par tous.
2.8
L’archivage : gestion des documents, procédure de sécurité, contrôle des accès aux fichiers.
2.9
Découvrir la GED.
Communiquer efficacement par mail
10
3.1
Définir son objectif de communication.
3.2
Proposer un contenu synthétique.
3.3
L’intention du message et la forme du message.
3.4
Structurer ses messages et organiser ses idées en plan.
3.5
Opter pour la bonne argumentation et hiérarchiser ses arguments.
3.6
Adopter un style pertinent et créer des titres clairs et percutants.
3.7
Privilégier les temps qui traduisent l’assertivité du rédacteur.
3.8
Choisir un vocabulaire précis et adapté à la cible.
3.9
Gérer sa messagerie : choisir judicieusement ses destinataires. Identifier le rôle de l’interlocuteur.
3.10
Stocker efficacement ses mails. Créer des dossiers et sous-dossiers de classement.
Prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunion
9
4.1
Qu’est-ce que la prise de notes ? Quels sont les rôles du compte rendu ?
4.2
Prendre des notes efficacement. Identifier votre objectif : informer, expliquer… Comprendre l’intérêt de vos lecteurs.
4.3
Pratiquer l’écoute active et sélective. Filtrer l’information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer.
4.4
Cartes heuristiques en tant qu’outil principal pour la prise de note.
4.5
Savoir abréger : constituer son système d’abréviations. Utiliser des symboles et liens logiques entre les informations.
4.6
Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs.
4.7
Organiser les paragraphes. Ecrire un brouillon.
4.8
Présenter (objet, ordre du jour, présents, etc.) le compte rendu.
4.9
Rédiger les titres et sous-titres. Rédiger avec des phrases courtes et claires, en s’adaptant aux lecteurs.
Exploiter efficacement Word, Excel, PowerPoint, Outlook
5
5.1
Prise en main du poste de travail.
5.2
Word : créer des documents professionnels.
5.3
Excel : maîtriser les tableaux.
5.4
PowerPoint : parfaire votre communication.
5.5
Outlook : communiquer efficacement.
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